Menulis Surat Resmi

PENDAHULUAN

Kemajuan zaman terutama di bidang teknologi menambah variasi cara dan bentuk dalam kegiatan bertukar informasi. Saat ini orang berkomunikasi lebih murah dan cepat melalui SMS, MMS, surat elektronik, dan berbagai situs jejaring sosial. Hal tersebut membuat tradisi berkirim surat menjadi seakan kurang penting. Sebenarnya jika dicermati keberadaan surat sebagai sarana komunikasi masih penting dan pada hal-hal tertentu tidak bisa digantikan dengan sarana yang lain.

Selain sebagai sarana komunikasi surat juga memiliki fungsi yang lainnya yaitu sebagai alat bukti tertulis, bukti historis, alat pengingat, dan tuntunan kerja (misalnya surat keputusan, surat penunjukan atau surat instruksi). Surat dapat menjadi bentuk komunikasi yang efektif dapat pula tidak. Untuk itu diperlukan pengetahuan tentang menulis surat yang baik dan benar.

A.    Standar Kompetensi

Setelah mengikuti perkuliahan ini diharapkan mahasiswa dapat menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar, baik secara lisan maupun tulisan sebagai sarana pengungkapan gagasan ilmiah, mampu bersikap positif terhadap bahasa Indonesia.

B.     Kompetensi Dasar

                 Setelah mengikuti perkuliahan ini diharapkan mahasiswa dapat:

1.      membedakan jenis-jenis surat.

2.      mengidentifikasikan syarat-syarat surat resmi yang baik.

3.      mengidentifikasi bagian-bagian surat resmi.

4.      menyusun sebuah surat resmi.

5.    mengidentifikasikan ciri-ciri karya ilmiah.

6.   membedakan jenis-jenis karya ilmiah.

7.   menerapkan langkah-langkah penyusunan karya ilmiah.

8.    menyusun sebuah karya ilmiah sederhana berdasarkan komponen dan bahasa ilmiah yang telah ditentukan.

C.    Kegiatan Belajar 1

1.      Jenis-jenis Surat

Berdasarkan isinya, surat dapat dibedakan atas surat pribadi, surat dinas dan surat dagang.

Surat pribadi adalah surat yang berisi hal-hal pribadi. Surat pribadi biasa ditujukan kepada keluarga, teman, sahabat, kenalan. Surat ini biasanya menggunakan ragam akrab dan santai.

Surat dinas adalah surat yang berisi masalah kedinasan. Surat ini dikeluarkan oleh instansi pemerintah. Karena bersifat resmi, surat ini memakai ragam bahasa resmi. Contoh surat ini yaitu surat keputusan, surat instruksi, surat tugas, surat edaran, dan sebagainya.

Surat dagang adalah surat yang berisi masalah perdagangan. Surat ini disebut juga surat niaga. Contoh surat dagang di antaranya surat permintaan, surat penawaran, surat tagihan dan surat pengiriman barang.

Berdasarkan sifat pengamanannya, surat dapat dibedakan menjadi surat sangat rahasia, surat rahasia dan surat biasa.

Surat sangat rahasia berisi hal-hal yang sangat penting berupa dokumen/naskah yang berhubungan dengan rahasia keamanan negara.

Surat rahasia adalah surat yang isinya tidak boleh diketahui oleh orang lain yang tidak berhak.

Surat biasa adalah surat yang berisi masalah biasa yang jika diketahui oleh orang lain tidak akan merugikan pihak lembaga atau diri yang bersangkutan.

2.      Syarat-syarat Surat Resmi yang Baik

Surat yang baik menurut Soedjito dan Solchan (2001:3) haruslah memenuhi syarat penyusunan sebagai berikut:

a.       Surat disusun dengan teknik penyusunan surat yang benar.

b.      Isi surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas dan eksplisit.

c.       Bahasa yang digunakan haruslah bahasa yang benar/baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia, baik tentang ejaan, pemilihan kata, bentuk kata, maupun kalimatnya. Selain itu bahasa surat harus efektif.

d.      Memahami kedudukan masalah yang dikemukakan.

e.       Memahami peraturan-peraturan yang berkaitan dengan masalah itu

f.       Mengetahui posisi dan bidang tugasnya

g.      Hal-hal lainnya yang berkaitan dengan ketatausahaan.

3.      Bagian-bagian Surat Resmi

Surat resmi terdiri atas:

a. Kepala surat

Kepala surat menunjukkan resminya sebuah surat. Kepala surat merupakan alamat (identitas) pengirim surat.

Contoh:

   

b. Nama, tempat dan tanggal

            Tanggal surat bisa diketik di sebelah kiri atas dan kanan atas. Angka tahun maupun nama bulan hendaknya dituliskan utuh jangan disingkat.

Contoh:

13 Oktober 2011

23 Agustus 2012

11 September 2013

c. Nomor surat

            Nomor surat menunjukkan kapan surat dikirimkan. Nomor surat memudahkan pengarsipan. Setiap instansi memiliki kode-kode suratnya.

d. Lampiran

Lampiran berarti menyertakan sesuatu dengan yang lain. Misalnya bersama surat yang dikirimkan disertakan pula surat-surat lain seperti fotokopi ijazah, surat berkelakuan baik, dan surat sehat.

e. Hal/perihal

Hal atau perihal menunjukkan isi atau inti surat secara singkat.

            Contoh penggunaan nomor, lampiran dan hal dapat dilihat berikut ini.

            Nomor       :     334/14.11/BS/2013

Lampiran   :     Jadwal Kegiatan

Hal            :     Dialog Bahasa Daerah se-Kalimantan

f. Alamat

                  Alamat surat ada dua macam, yaitu alamat pada dalam surat maupun alamat luar (pada amplop). Alamat dalam menyebutkan berturut-turut nama orang/ nama jabatan, nama jalan dan nomor rumah/ gedung dan nama kota. Nama orang sebaiknya ditulis dengan teliti sesuai dengan yang biasa ditulis oleh pemiliknya. Di depan nama orang/ jabatan ditulis ungkapan Yang terhormat (Yth) sedangkan kata Kepada tidak perlu dituliskan karena tanpa kata kepada sudah jelas kepada siapa surat ditujukan. Nama kota tidak perlu didahului kata depan di.

      Contoh:

      Yth. Direktur Politeknik Negeri Banjarmasin

      Jalan Brigjen Hasan Basry Kayutangi

      Banjarmasin

g. Salam pembuka

Salam pembuka yang biasa dipakai dalam surat resmi adalah Dengan hormat. Salam pembuka menggunakan Assalamualaikum Wr.Wb dipakai secara khusus antara kantor/ lembaga yang berhubungan dengan agama Islam.

h. Isi surat

Pada umumnya, isi surat ada tiga, yaitu pembukaan, isi (pokok), penutup. Kalimat yang digunakan pada pembukaan hendaknya ditulis sesuai dengan maksud surat tersebut ditulis. Karena ia bersifat mengantarkan, pembuka haruslah menarik perhatian pembaca.

Contoh:

Sehubungan dengan pelaksanaan kegiatan Seminar Bahasa Banjar se-Kalimantan Selatan 24 Oktober 2013, kami mengundang Saudara sebagai narasumber dalam kegiatan tersebut.

Isi (pokok) surat hendaknya ditulis menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar, sederhana, sopan dan jelas. Perhatikan penggunaan ejaan dan tanda baca yang tepat. Jangan menggunakan singkatan atau akronim-akronim yang tidak jelas karena bisa mengaburkan makna surat dan menimbulkan kesalahpahaman.

Penutup surat merupakan simpulan atau pengunci surat. Umumnya berisi ucapan terima kasih. Misalnya, atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih. Penggunaan enklitis –nya  tidak tepat digunakan karena –nya adalah bentuk terikat orang ketiga tunggal. Jadi, kalimat atas perhatiannya… tidak tepat digunakan.

i. Salam penutup

Salam penutup surat resmi lembaga pemerintahan menyebutkan nama jabatan, tanda tangan, nama terang dan nomor induk pegawai.

Contoh:

Hormat kami

a.n. plt. Kepala,

Kepala Subbagian Tata Usaha

Syamsuddin, S.Pd.

NIP 196504061986011001

j. Tembusan

Tembusan dibuat jika isi surat yang dikirimkan kepada orang yang dituju (sebenarnya) perlu diketahui juga oleh pihak lain yang memang ada hubungannya dengan isi surat tersebut. Tembusan ditulis di sebelah kiri bawah, lurus ke atas dengan komponen Nomor, Lampiran dan Hal.

D.    Rangkuman

1.      Jenis-jenis surat berdasarkan isinya surat dapat dibedakan atas surat pribadi, surat resmi dan surat dagang. Berdasarkan sifat keamanannya, surat terdiri atas surat sangat rahasia, surat rahasia dan surat biasa.

2.      Syarat-syarat surat resmi yang baik menurut Soedjito dan Solchan (2001:3) adalah sebagai berikut.

a.       Surat disusun dengan teknik penyusunan surat yang benar.

b.      Isi surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas dan eksplisit.

c.       Bahasa yang digunakan haruslah bahasa yang benar/baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia, baik tentang ejaan, pemilihan kata, bentuk kata, maupun kalimatnya. Selain itu bahasa surat harus efektif.

d.      Memahami kedudukan masalah yang dikemukakan.

e.       Memahami peraturan-peraturan yang berkaitan dengan masalah itu

f.       Mengetahui posisi dan bidang tugasnya

g.      Hal-hal lainnya yang berkaitan dengan ketatausahaan.

3.      Bagian-bagian surat resmi adalah

a.       Kepala

b.      Nama tempat dan tanggal

c.       Nomor

d.      Lampiran

e.       Hal

f.       Alamat

g.      Salam pembuka

h.      Isi

i.        Salam penutup

j.        Tembusan

E.     Latihan dan Tugas

1.      Sebutkan jenis-jenis surat!

2.      Sebutkan dan jelaskan syarat-syarat surat resmi yang baik!

3.      Susunlah sebuah surat resmi!

F.     Daftar Pustaka

Sutojo, Siswanto dan Michael Setiawan. 2003. Komunikasi Bisnis yang Efektif. Jakarta: Damar Mulia Pustaka.

Soeparno dkk. 2001. Bahasa Indonesia untuk Ekonomi. Yogyakarta: Ekonisia.

Soedjito dan Solchan TW. 2001. Surat-Menyurat Resmi Bahasa Indonesia. Bandung: Rosdakarya.